В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).

Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель - в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых других) счетов в банке, составляются и переносятся в Главную книгу лишь один раз; в нашем случае - по итоговым данным ведомости №1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в отчетном периоде. Эта же бухгалтерская проводка, но составленная в регистрах учета расходования денежных средств со счетом в банке, после сверки тождества корреспонденций бухгалтерских счетов и соответствующих им сумм лишь «открыживается» (ставится знак, похожий на английскую букву W) и в Главную книгу не заносится.

Повторный счет образуется также в учете операций сдачи денежных средств из кассы предприятия на его расчетный счет (бухгалтерская проводка с кредита счета «Касса» в дебет счета «Расчетные счета» составляется по кассовым расходным ордерам и соответствующим выпискам из расчетного счета, однако в Главную книгу она переносится только по отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебете счета «Специальные счета в банке» составляется два раза: по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз - по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.

По мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную книгу, которая в свою очередь становится информационной базой финансовой отчетности.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях.

Оформлять документы и учетные регистры, как уже было сказано, необходимо аккуратно, в них не должно быть помарок и подчисток. Если же необходимы те или иные исправления, то они оговариваются согласно существующим правилам. Напомним, что ошибки, обнаруженные в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующими способами:

· в документах - зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибок в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», скрепленной подписью работников, подписавших документ; также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ исправления называется корректурным. Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 рублей ошибочно было записано 115 рублей, то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115 руб., рядом поставить 100 руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответственного работника, который внес исправление;

· в учетных регистрах - способом «красного сторно», которая, напомним, состоит в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, а это в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью обычным цветом в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств.

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

контокоррентные – применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и пр.;

карточки количественно-суммового учета или суммово-

го учета – для учета товарно-материальных ценностей. Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы;

свободные листы – таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта (ведомости, журналыордера). Обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей. Могут заполняться несколькими работниками одновременно, так как не скреплены между собой;

машинные носители информации – машинограммы. В послед-

нем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

5.2. Порядок записей в учетных регистрах

Поступающие в бухгалтерию документы должны быть тщатель-

но проверены. Документы принимаются в бухгалтерию только под расписку в специальных ведомостях (описях ), составляемых сдающим документы работником. Затем производится расценка (таксировка ) показанных в документах количественных величин (например, умножение количества материалов на цену). Документы группируются, т.е. объединяются по тем или иным признакам, что дает возможность сократить число записей в учетные регистры. Группировка осуществляется путем составления сводных (группировочных) ведомостей). Далее составляются бухгалтерские проводки, т.е. проставляется корреспонденция счетов на документах (контировка документов). Запись хозяйственных операций в регистры называется разноской операций. Все документы после окончательной бухгалтерской обработки и выявления ошибок подшиваются и сдаются в архив, что

обеспечивает их сохранность и удобство хранения. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве.

Выработаны определенные способы учетных записей , которые можно классифицировать по следующим признакам:

по характеру записи : униграфические и диграфические;

по систематизации : хронологические, систематические, комбинированные (синхронистические);

по изображению : в виде формулы, в виде схемы (использование «Т» – счетов), в виде матрицы;

по числу экземпляров : простые (одноразовые), копировальные (многоразовые);

по способу заполнения : записи ручные и машинные. Униграфическая запись является лишь односторонней записью,

т.е. хозяйственная операция отражается только по дебету или только по кредиту счета (одинарная запись). Униграфические записи используются для ведения учета на забалансовых счетах, на которых отражается временно находящееся у предприятия имущество и не принадлежащее ему.

Диграфическая запись характеризуется тем, что каждая хозяйственная операция отражается по дебету одних и кредиту других счетов (двойная запись). В учетной практике диграфические записи в зависимости от взаимосвязи корреспондирующих счетов подразделяются на следующие виды. Простые учетные записи характеризуются тем, что по дебету одного счета и кредиту другого счета отражается хозяйственная операция в одинаковой сумме. В сложной учетной записи дебет одного счета может корреспондировать с кредитами нескольких счетов или, наоборот, кредит одного счета – с дебетами нескольких счетов. При этом сумма записей по дебету и кредиту разных счетов должна быть равна. Сторнировочные записи являются исправительными записями, производимые методом «красное сторно». Эти записи широко используются в учетной практике. Обратные записи применяются для исправления неверно указанной корреспонденции счетов путем перемены мест дебета и кредита. Однако на практике такие записи не находят широкого применения, так как завышают обороты по счетам.

К учетным записям предъявляются требования : документальности, своевременности, краткости, точности, ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют пра-

вила ведения записей в учетных регистрах:

1) записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов;

2) каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре;

3) записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журна- лы-ордера;

по массовым документам хозяйственные операции до записи

в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4) по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен;

5) записи в учетные регистры должны производиться своевременно;

6) кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.);

7) содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

дата записей в учетный регистр;

номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

номер счетов и позиций аналитического учета;

сумма.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязи между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие. Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

5.3. Способы проверки бухгалтерских записей в учётных регистрах

В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Для регистра, построенного по шахматному принципу, общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).

Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами

в других. Некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается

в разных инстанциях. Так, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель – в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых дру-

К учетным записям предъявляются требования:

v документальности;

v своевременности;

v краткости;

v точности;

v ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:

1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.

2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

· по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

· по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4. по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)

o дата записей в учетный регистр;

o номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

o основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

o номер счетов и позиций аналитического учета;

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.

Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.

Способы исправления ошибок.

1. корректурный – ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

2. способ дополнительной проводки – в том случае если корреспонденция счетов правильная, но сумму указана меньшая чем следует, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется с помощью дополнительной проводки.

3. способ «красное сторно» (аннулирование) – при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры (сумма) обводятся в рамку и при подсчете итогов вычитаются. Данный способ используется когда проводка корректна, а сумму записана больше, чем требуется. Данный способ применяется не только для исправления ошибок, но и также для записи некоторых хозяйственный операций (стронирование торговой оценки).

Согласно требованиям, ведение записей бухучета должно быть:

• своевременным;
• документальным;
• кратким;
• ясным и точным.

Из перечисленных требований вытекают следующие правила, по которым бухгалтер должен вести записи в учетных регистрах:

1. Все записи в учетные регистры должны вноситься своевременно, без задержек.
2. Основанием для внесения любых записей в учетные регистры должны служить только проверенные и правильно оформленные и прошедшие регистрацию документы.
3. В учетном регистре должна быть отражена каждая хозяйственная операция, которая была оформлена документально.
4. Существует определенный порядок занесения записей в учетные регистры:
   • если документы не являются массовыми, то запись хозяйственным операциям по ним должно проводиться в журналы-ордера;
   • для массовых документов, все хозяйственные операции необходимо сгруппировать в соответствующих ведомостях, затем перенести в журналы-ордера в конце отчетного периода. Перед тем как это сделать, необходимо провести дополнительную обработку и составить общую разметку по сводному документу, ориентируясь на разметку и содержание простых документов. Это послужит в дальнейшем основанием, согласно которому будут вноситься записи в учетные регистры.
5. Для того чтобы не возникло путаницы, после того, как внесены записи, на каждом отработанном документе в разметке ставится номер того регистра, куда этот документ был внесен.
6. Бухгалтерия предприятий практикует, кроме текущих внесений записей, запись всех однородных операций общим итогом за календарный месяц по общей совокупности документов (начисление зарплаты, прием на баланс имущества организации, расходы средств на нужды производства и т. д.).
7. Тип учетного регистра определяет содержание записей, которые в него заносятся, однако, есть общие обязательные элементы:
   • дата внесения записи в учетный регистр;
   • дата и номер того документа, который послужил основанием для записи;
   • основание (содержит сокращенное содержание записи, номер и дату документа – основания и ссылка на наименование);
   • номера позиций аналитического учета и счетов;
   • сумма операции.

Подсчет в учетных регистрах

Содержание, построение и установленная взаимосвязь между данными определяют технику бухгалтерского учета и способы подсчетов в учетных регистрах. Однако существует одно общее для всех записей правило, согласно которому подсчет можно производить только тогда, когда в регистрах учтены все документы отчетного периода и все суммы при необходимости перенесены из одних регистров в другие.

Сумму итогов отдельно подсчитывают по каждой графе и вносят в специальные формы и строки регистров.

Проверка итогов

Подсчет итогов проводится для того, чтобы проверить их правильность. В регистрах, построенных по шахматному принципу, используются разные способы и приемы проверки, построенные на понятиях взаимоконтроля и взаимоувязки данных. В таких регистрах, общий итог колонки по вертикали должен быть равен итогу строк по горизонтали.

Один из способов проверки правильности и полноты записей заключается в контрольном подсчете итогов по соответствующим документам, которые прикладываются к учетному регистру.

Определение 1

Взаимосверка – это самый распространенный способ контролировать правильность записей. При этом сверяют итоговые суммы одних регистров с другими. Основанием для такого метода послужило то, что определенные хозяйственные операции дважды вносятся в учетные регистры.

Взаимосверка данных синтетического и аналитического учетов должна выявить равенство между ними.

Необходимо выявить и исправить все ошибки, которые были допущены при составлении первичной бухгалтерской документации и учетных регистров. Если учетные регистры содержат слишком большое количество записей, то выявить в них неточности можно путем пунктирования записей (сплошной проверки). Она заключается в том, что ошибочные записи в регистрах последовательно сверяют с другими учетными регистрами, где была отражена информация по этим операциям. При этом проверенные суммы рекомендуется маркировать специальным значком («галочкой»), чтобы видеть, что уже проверено.

Определение 2

Выборка – это еще один вид проверки в том случае, если итоги аналитического и синтетического учетов не совпадают. Она проводится путем выборка сумм аналитических счетов по субсчетам или статьям синтетического счета. Итоги выборки подсчитывают и проводят сравнение с синтетическими счетами.

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

"Методические указания о порядке проведения документальной проверки бухгалтерской отчетности и расчетов предприятий по вопросу правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты в бюджет налога на имущество предприятий за 1992 год и 1 квартал...

2. Проверка достоверности бухгалтерского учета, правильности отражения в учете хозяйственных операций, достоверности учета основных средств, товарно-материальных ценностей, издержек производства и обращения, реализации, расчетов, денежных средств, результатов финансово-хозяйственной деятельности

Достоверность данных бухгалтерского учета осуществляется (достигается) путем непосредственной проверки первичных документов и записей в учетных регистрах бухгалтерского учета. Она проводится сплошным или выборочным методом в зависимости от целей проверки.

При сплошном способе проверяются все документы и записи в регистрах бухгалтерского учета за проверяемый период. Сплошной проверке подвергаются операции по постановке на учет (снятия с учета) приобретенных (реализованных, списанных и т. д.) основных средств, товарно-материальных ценностей, в том числе малоценных и быстроизнашивающихся предметов, кассовые, банковские операции, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, дебиторами и кредиторами, бюджетом, а также и другие участки деятельности предприятия в случаях, указанных в программе проверки.

При выборочном способе проверяется часть первичных документов в каждом месяце проверяемого периода или за несколько месяцев.

Если выборочной проверкой установлены серьезные нарушения порядка ведения бухгалтерского учета или злоупотребления, то проверка проводится сплошным способом с обязательным изъятием необходимых документов, свидетельствующих о сокрытии объектов от налогообложения или злоупотреблениях, в порядке, предусмотренном Инструкцией Минфина РСФСР от 26.07.91 N 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения у предприятий, учреждений, организаций и граждан".

Достоверность финансово-хозяйственных операций устанавливается формальной или арифметической проверками документов.

При формальной проверке устанавливается:

правильность заполнения всех реквизитов документов;

наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр;

подлинность подписей должностных и материально-ответственных лиц. В необходимых случаях подпись работника в данном документе сопоставляется с его подписью в других документах, а при возникновении сомнений следует получить личное подтверждение работника в форме объяснений по данному факту хозяйственной операции или направить документы в установленном порядке в органы внутренних дел для проведения графологической экспертизы. Порядок взаимодействия налоговых органов и органов внутренних дел определен письмом Минфина СССР и МВД СССР от 21.07.90 N 82/13 "Об организации взаимодействия государственных налоговых инспекций и органов внутренних дел".

При арифметической проверке определяется правильность подсчетов в документах, например, правильность показанных итогов в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах.

Достоверность хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, при необходимости может быть установлена путем проведения встречных проверок на предприятиях, с которыми проверяемое предприятие имеет хозяйственные связи.

При встречных проверках первичные документы и учетные данные проверяемого сличаются с соответствующими документами и данными, находящимися в тех предприятиях, от которых получены или которым выданы денежные средства или материальные ценности, причем данные, указанные в актах встречных проверок, должны быть обязательно подтверждены подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, в котором проводится встречная проверка.

Непосредственно на предприятии подлежат обязательной проверке:

Материалы инвентаризации имущества и финансовых обязательств, соответствие ее результатов данным бухгалтерского учета. В случае расхождений выяснить причины и принятые меры;

Результаты переоценки сырья, материалов, топлива и других материальных ценностей по состоянию на 01.01.92, основных фондов (средств) и валютных средств, полнота охвата переоценкой этих фондов и средств и своевременное отражение результатов переоценки по бухгалтерскому учету и в отчетности;