Записка-расчет при увольнении. Записка-расчет при увольнении Пример заполнения формы т 61 при увольнении

При увольнении сотрудника ему полагается не только предоставление всей зарплаты, не выплаченной до этого, но также плату за неиспользованные отпускные дни, а также все компенсации и премии, положенные по индивидуальному и коллективному трудовому договору. Для отражения выплаченных средств используется единая форма Т-61. О том, как заполнить документ, бланк и готовый пример – все это приводится ниже.

Рассматриваемый бланк относится к внутреннему документообороту компании и не выдается на руки сотруднику. Она используется для окончательного расчета всех положенных выплат в день увольнения и при случае проверяется соответствующими должностными лицами на предмет соблюдения трудового и налогового законодательства.

В день увольнения полагается выплатить не только зарплату за все пока не оплаченные дни (в том числе сверхурочные и переработки), но также:

1. Плату за все дни отпуска, которые не были использованы (в том числе дополнительные оплаченные отпускные дни, полагающиеся представителями некоторых профессий).
2. Выходное пособие (например, если увольнение происходит в связи с прекращением деятельности компании).
3. Компенсации за работу в праздники (предусматривается двойная выплата).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Иногда работник берет отпуск авансом, т.е. отдых уже был использован, но фактически он не был заработан. Такие суммы тоже учитываются в форме Т-61 как излишние – они отнимаются из величины общей выплаты. Также отнимается налог на доходы 13%, соответственно, в документе отражается только «чистая» выплата, которую сотрудник и получит на руки.

Бланк и образец

Документ имеет единую утвержденную форму и используется повсеместно любыми организациями:

• небольшими фирмами;
• крупными торговыми и производственными предприятиями любой формы собственности;
• общественными объединениями;
• религиозными организациями.

Единственное исключение – бюджетные организации любого уровня (школы, больницы, местные, федеральные органы власти, МВД и многие другие). Они не ведут отчетность с использованием формы Т-61.

Утвержденный Госкомстатом России бланк приводится ниже.

А вот готовый пример заполнения, который можно использовать как образец.

Кто заполняет

Поскольку она фиксирует одновременно сведения по неиспользованным отпускам, и содержит расчет всех сумм, которые нужно выплатить в последний день работы, то заполняют бумагу сразу 2 человека:

1. Представитель отдела кадров вносит данные в лицевую сторону:

• дату, когда официально был заключен трудовой договор (не стоит путать с датой приказа о приеме на работу – иногда они могут отличаться);
• фамилия, имя отчество гражданина и полное официальное название его должности;
• название отдела или подразделения, где работал человек;
• дата оформления приказа об увольнении, его номер;
• причина увольнения (по ТК);
• общее число отпускных дней, которые не были задействованы;
• общее число отпускных дней, которые были использованы авансом (если таковые есть).

1. Представитель бухгалтерии проводит расчеты по суммам компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также итоговую сумму, которую компания обязана начислить увольняющемуся в последний день его работы. Все это находится на оборотной стороне документа.

Допускается оформление документа в рукописном виде и в печатном варианте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В небольших организациях бухгалтер выполняет одновременно функции кадрового работника, поэтому в таких случаях форму Т-61 заполняет 1 человек.

После совершения всех необходимых процедур форма должна сохраняться в течение 75 лет, допускается хранение только электронного аналога. Важно понимать, что никаких помарок и исправлений, зачеркиваний и надписываний сверху не допускается. Если обнаружены явные ошибки и противоречия, на должностное лицо налагается административный штраф в сумме 500 рублей .

Правила заполнения

Т-61 состоит из лицевой и оборотной части. Подробное описание правил заполнения приводится ниже.

Лицевая часть

В этой части следует указать:

1. Официальное название компании и код деятельности, который был присвоен Росстатом в соответствии с классификатором ОКПО.
2. В графе «Трудовой договор» нужно прописать номер и дату оформления документа.
3. Также здесь прописывается номер записки, прописывается дата составления.
4. Далее вписываются полные ФИО увольняющегося работника, должность (она должна соответствовать штатному расписанию и трудовому договору).
5. В случае наличия разряда или категории указываются и эти сведения.
6. Прописывается дата расторжения договора, вычеркиваются ненужные записи.
7. Прописываются точные данные по приказу об увольнении – номер и дата.
8. Чтобы прописать все дни отпуска, нужно точно рассчитать их количество.

Оборотная часть

На оборотной стороне находятся 2 таблицы. Их нужно заполнять в соответствии со следующими правилами:

1. В 1 и 2 графах указываются расчетные месяцы – т.е. все месяцы, которые учитываются при расчете отпускных дней.
2. Последующие графы заполняются в соответствии с образцом. Приводятся количество отработанных дней за расчетный период. на основе чего устанавливается общая сумма компенсации. Подробные примеры приводятся далее.

Примеры расчета отпускных

В общем виде действует такая формула для расчета.

А для определения среднего заработка за день используется такая формула:

В расчет зарплаты включаются все официально предусмотренные выплаты:

• премии;
• сверхурочные;
• оплата за работу в праздники;
• оплата за работу в ночные часы;
• гонорары;
• доплаты за работу в тяжелых и вредных условиях труда и т.п.

При этом расчетным периодом всегда являются 12 месяцев, т.е. календарный год, ближайший к месяцу, когда работник уйдет в отпуск, даже если он уходит в самый последний день этого месяца. Если же он не работает полный год. то расчетный период начинается со дня начала официальных трудовых отношений до конца месяца, ближайшего к отпускным. В этом случае формула следующая.

Таким образом, последовательность расчета всегда будет такой:

1. Сначала определяется количество дней, чтобы рассчитать средний заработок сотрудника в день.
2. Затем определяется средний заработок в день.
3. После этого рассчитываются отпускные.
4. Последний этап – с них удерживается налог 13%, окончательная сумма записывается в форму Т-61.

ПРИМЕР 1. Расчетный период отработан полностью.

Работник планирует уйти в отпуск в период с 20 по 28 октября 2017 года. Работает он с 2015 года. Каждый месяц официальная зарплата составляет 40 000 рублей. Тогда отпускные нужно считать по ближайшим 12 месяцам. В данном случае это с октября 2016 по сентябрь 2017 года. Сумма считается по простой формуле:

1. Сначала вычисляется годовой заработок, т.е. 40 000-12 месяцев = 480 000 рублей.

2. Затем эту сумму делят на 12, затем делят на 29,3 и умножают на фактические 9 дней предполагаемого отпуска. Получается 12 286,69 рублей.

3. Теперь нужно вычесть 13% НДФЛ. Итоговая цифра, которая и записывается в форму Т-61, – получается 10 689,42 рубля.

ПРИМЕР 2. Расчетный период отработан не полностью.

Если работник трудился 11 месяцев полностью, но в одном месяце ушел, к примеру, на больничный на 14 дней, то при расчете среднедневного заработка эти 14 дней не учитываются. Например, общий заработок за год 240 000 рублей. Тогда: 240 000/(29,3*11+14) = 713,64 рубля. Соответственно, если человек планирует уйти на 10 дней отпускных, ему полагается 7136,4 рублей. Из этой суммы вычитают 13% и получают 6208,66 рублей.

ПРИМЕР 3. Если сотрудница уходит в отпуск сразу после декретного отпуска

Когда сотрудник увольняется или с ним разрывается трудовой договор, для расчета необходимой в этой ситуации выплаты (заработной платы либо компенсации за нерастраченные дни отпуска и т.д.) оформляется записка-расчет.

Имеется специальная единая форма Т-61, которой пользуются в данном случае. Ответственные за оформления этого документа специалисты – кадровик и бухгалтер. Сотрудник кадровой службы заносит общие сведения о работнике, информацию об увольнении и факте расторжения договора (на лицевую стороны документа). На другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной ему выплаты.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61). Правила заполнения документа

• Документ заполняется с двух сторон разными сотрудниками.
• Первая сторона должна быть заполнена сотрудником кадровой службы и в ней должны присутствовать следующие данные:

– номер трудового договора (срочного или бессрочного) с сотрудником;

– дата, когда сотрудник зачислен в штат;

– порядковый номер, присвоенный записке-расчету и дата ее заполнения;

– ФИО увольняемого сотрудника;

– его табельный номер;

– отдел или подразделение, в котором числится данный сотрудник;

– кто он по профессии и специальности, его должность.

• Потом прописывается информация, касающаяся увольнения (или расторжения договора):

– дата, с которой сотрудник будет уволен;

– статья ТК РФ, согласно которой сотрудник будет уволен (основание для увольнения);

– присвоенный номер и дата приказа (Вы можете скачать пример заполнения данного приказа).

• Указывается количество дней неиспользованного отпуска за период работы. Если сотрудник был в отпуске авансом, то вписывается количество лишних дней. Сумма за перерасходованные дни будет вычтена из расчета.

• После внесения всех данных кадровик ставит свою подпись и дату заполнения.
• Оборотная сторона бланка прописывается сотрудником бухгалтерии. Он должен внести данные в таблицу из 19 граф. Каждая графа предназначается для определенной информации. В графах с 1-ю по 9-ю указывается информация о расчете за дни отпуска, которые сотрудник не истратил.

– Графа 1 – год расчетного периода (необходим для вычисления среднего дневного заработка).

– Графа 2 – 12 календарных месяцев (до даты увольнения).

– Графа 3 – доход сотрудника за каждый из взятых месяцев, которые учитываются при увольнении.

– Графа 4 – количество календарных дней в расчетном периоде.

– Графа 5 – количество часов расчетного периода (необходимо указывать, если оплата почасовая).

– Графа 6 – средний заработок в день (строка «Итого» в графе 3 делится на число, указанное в графе 4).

– Графа 7- количество отпускных дней, которые были взяты авансом.

– Графа 8 – неиспользованные дни отпуска (количество).

– Графа 9 – денежная сумма за указанное количество неиспользованных дней отпуска, которая будет начислена сотруднику. Считается следующим образом: (графа 8 минус графа 7) умножить на графу 6.

• В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.

– Графа 10 – сумма выплачиваемой заработной платы.

– Графа 11 – сумма из графы 9 (за отпускные).

– Графа 12 – другие начисления, которые будут выплачены сотруднику.

– Графа 13 – общая сумма всех начислений.

– Графа 14 – подоходный налог, который удерживается от суммы начислений.

– Графа 15 – другие удержания;

– Графа 16 – общая сумма удержаний;

– Графа 17 – оставшаяся задолженность организации перед сотрудником;

– Графа 18 – оставшаяся задолженность сотрудника перед компанией.

– Графа 19 – итог, который должен быть выплачен при увольнении. Формула расчета – графа 13 минус графа 16 плюс графа 17 и минус 18.

• Общая сумма выплат записывается ниже таблицы, как прописью, так и цифрами. Также вносится номер платежной ведомости или РКО, которые служат основанием для выдачи денежной суммы из кассы.
• Бухгалтер, выполнивший все расчеты и оформивший форму Т-61, ставит свою подпись под внесенными им данными.
• Когда сотрудник увольняется, в его трудовую книжку вносится запись об увольнении. Также в личную карточку сотрудника (форма Т-2) делается пометка.

Скачать записку-расчет при увольнении (бланк и образец Т-61)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Когда составляется записка-расчет при увольнении

В день увольнения работник должен получить на руки все документы и окончательный расчет. Для расчета выплат при увольнении составляется записка-расчет. Согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, записка-расчет при увольнении составляется во всех случаях, независимо от причины , по которой расторгнут трудовой договор.

Унифицированная форма Т-61, на бланке которой заполняется расчет, также утверждена вышеназванным постановлением. Этот документ заполняется на двух сторонах.

Работодатель вправе разработать и утвердить собственный образец заполнения записки-расчета при увольнении. Оформите бланк записки-расчета как приложение к Положению о кадровом документообороте или к другому локальному акту, регламентирующему учетную политику компании.

Кто заполняет записку-расчет при увольнении (форма Т-61)

В составлении записки-расчета при увольнении принимают участие сотрудники кадровой службы и бухгалтерии.

Что делает кадровик

Кадровик рассчитывает количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, которые работодатель задолжал работнику. Или наоборот – которые сотрудник успел отгулять авансом до того, как решил уволиться. В первом случае ему будет выплачена компенсация за неиспользованный отпуск, во втором – с него вычтут излишне выплаченные отпускные . После того, как записка-расчет при увольнении Т-61 кадровиком заполнена, он ставит свою подпись в специально отведенном для этого месте и передает документ расчетчику в бухгалтерию.

Что делает бухгалтер

Свою часть записки-расчета при увольнении бухгалтер заполняет, используя сведения из расчётных и платёжных документов, а также ведомостей, содержащих данные по начисленным сотруднику суммам.

В расчете учитываются:

• оплата труда,
• стимулирующие выплаты (в том числе регулярные и разовые премии),
• надбавки и доплаты.

На основании этих данных бухгалтер рассчитывает среднедневной заработок и сумму компенсации или возмещения за отпуск. В справку также включен расчет за фактически отработанные сотрудником дни месяца, в который он будет уволен. Отдельно производится расчет суммы налога на доход физического лица, поскольку работодатель является налоговым агентом по НДФЛ. Сведения, указанные в записке-расчете при увольнении используются как основание для начисления суммы окончательного расчета.

Внимание! Если заработную плату работник получает на банковскую карту, окончательный расчет на нее он должен получить в день увольнения.

Как заполнить записку-расчет при увольнении

Перед тем, как скачать бланк и заполнить справку-расчет при увольнении, разберитесь, какие компенсации положены сотруднику. Он может потребовать оплату, не предусмотренную законом.

★ Узнайте в журнале «Кадровое дело»,

Лицевая сторона

На лицевой стороне бланка укажите:

• Наименование организации.
• Номер и дату трудового договора с сотрудником.
• Номер и дату составления записки-расчета при увольнении.
• Фамилию, имя и отчество сотрудника полностью.
• Его табельный номер.
• Дату расторжения трудового договора и основание увольнения.
• Реквизиты приказа об увольнении .
• Количество неиспользованных дней отпуска или использованных авансом.
• Должность лица, заполнившего эту часть записки-расчета при увольнении.

Подпишите документ и поставьте дату.

Обратная сторона

На оборотной стороне в раздел «Расчет оплаты отпуска» впишите:

• Ежемесячные выплаты. Их учитывают их при расчете среднего заработка, произведенные за последний рабочий год.
• Итоговую сумму заработка за год.
• Количество календарных дней в расчетном периоде. Среднее количество дней в одном месяце принимается за 29,3 дня. Если месяц сотрудник отработал не полностью, рассчитайте количество отработанных дней как пропорцию.
• Количество часов расчетного периода, если в отношении сотрудника ведется суммированный учет рабочего времени.
• Величину среднедневного заработка. Это отношение итоговой суммы, полученной работником за последний год к количеству календарных дней или часов в расчетном периоде.
• Количество дней отпуска, которые работник не использовал или использовал авансом. Эти данные указаны на лицевой стороне.
• Сумму компенсации за неиспользованный отпуск или сумму возмещения за отпуск, полученный авансом. Расчет произведите по формуле:

Графа 9 = (Графа 8 – Графа 7) * Графа 6.

Пример заполнения раздела «Расчет оплаты отпуска» записки-расчета

Как заполнить раздел «Расчет выплат»

Пример заполнения раздела «Расчет выплат» записки-расчета при увольнении

Под таблицей на оборотной стороне записки внесите:

• Сумму к выплате прописью и цифрами, с точностью до копеек.
• Номер и дату платежной ведомости или расходного ордера, на основании которого работник получит окончательный расчет.
• Должность лица, составившего записку-расчет при увольнении.

Подпишите расчет , укажите дату его составления.

Записки-расчета при увольнении составляйте в обязательном порядке. Это документ, подтверждающий правильность произведенных работодателем начислений и удержаний.

Записка-расчет форма Т-61 — это унифицированный бланк документа, позволяющий провести расчет положенных выплат при прекращении трудовых отношений работника и работодателя (увольнении).

Заполняется записка-расчет кадровой службой, непосредственно сам расчет производится бухгалтером на оборотной стороне бланка Т-61. Для целей проведения вычислений на оборотной стороне записки-расчета имеются таблицы, позволяющий посчитать средний заработок для определения компенсации отпуска, а также таблица для отражения всех начислений и удержаний в отношении работника.

Выплата начисленной итоговой суммы подлежит выплате увольняемому сотруднику в последний день работы. Заполнение записки-расчета при проводится на основании утвержденного руководителем приказа, составленного по .

Скачать бланк записки-расчета при увольнении форма Т-61 и образец заполнения данного документа можно по ссылке ниже.

Образец заполнения записки-расчета при увольнении должен выглядеть следующим образом (нажать для увеличения), скачать бесплатно данный пример в формате excel можно внизу статьи:

Образец заполнения Т-61

В бланк записки-расчета при увольнении на лицевой стороне кадровому специалисту нужно заполнить данные о расторжении трудового договора, для заполнения используются сведения из приказа.

В частности проставляется номер и дата трудового договора, подлежащего расторжению, приводятся данные о работнике, дата увольнения (прекращения действия трудового договора). Основание — пункт ТК РФ, служащий поводом для оформления увольнения, переписывается из приказа. Также указываются номер и дата самого приказа.

Ниже кадровик указывает, имеются ли у работника неиспользованные дни отпуска. Возможно, работник использовал отпуск авансом, в этом случае выплаченные авансом отпускные нужно будет .

Кадровик, заполнивший лицевую часть бланка записки-расчета Т-61, ставит свою подпись и указывают дату заполнения.

На оборотной стороне записки-расчета необходимые исчисления проводит бухгалтер, ему следует указать следующие данные:

• сведения о выплатах работнику за последние 12 месяцев, приводятся в помесячном разрезе, в строке итого графы 3 считается общая выплаченная сумма (показываются только суммы, учитываемые при расчете среднего заработка);
• сведения об отработанном времени заносится в графу 4 или 5, в первой отражается число дней, отработанных за последние 12 месяцев, во второй — число часов, если отработано менее 12 месяцев, то расчет проводится за отработанный период;
• средний заработок в день (или час в зависимости от типа оплаты труда) показывается в графе 6, определяется путем деления итогового заработка на число отработанных дней (часов);
• использованные заранее дни отпуска заносятся в графу 7;
• неиспользованные дни отпуска заносятся в графу 8;
• сумма компенсации за отпуск заносится в графу 9, определяется путем перемножения показателей гр.6 и 8 (если отпуск использован заранее, то нужно провести расчет отпускных к возврату);
• все начисления вносятся в графы 10-13, для каждого типа начислений заполняется отдельное поле, в последней графе подсчитывается итоговая сумма;
• все удержания вносятся в графы 14-16, их число может быть увеличено, если имеющегося количества полей не хватает для отражения всех видов удержаний (аванс, отпускные к возврату, НДФЛ, по исполнительным листам, алименты), итоговая сумма удержания заносится в последнюю графу этого подраздела таблицы;
• итоговая сумма к выдаче на руки отражается в графе 19, если имеется задолженность на дату расчета за одной из сторон, то она подлежит отражению в полях 17-18.

Внизу бланка пишется сумма к выдаче прописью и цифрами, а также указывается номер и дата платежной ведомости, на основании которой будет произведен расчет с работником в день увольнения.

Бухгалтер, рассчитавший сумму, ставит свою подпись на оборотной стороне записки-расчета Т-61. Ниже предлагаем скачать образец заполнения документа.

Как составить правильно

Записка-расчет при увольнении форма Т-61 бланк — .

Записка-расчёт по форме Т-61 оформляется при увольнении работника, чтобы произвести завершающий расчёт по заработной плате, а также по прочим выплатам.

Форма Т-61 заполняется на основе расчётных и платёжных документов, ведомостей, в которых содержатся сведения по различным начислениям сотруднику (оплата труда, премии, надбавки и другое).

Записка-расчёт при увольнении – это двухсторонний бланк. На лицевой стороне (заполняет кадровик) отражаются сведения об организации, работнике и трудовом договоре, действовавшем между ними. На оборотной стороне (заполняет бухгалтер) производится расчёт отпускных.

Заполнение формы Т-61

ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА ДОЛЖНА СОДЕРЖАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ СВЕДЕНИЯ :

Наименование организации, код по ОКПО

Номер и дата составления документа

Номер трудового договора и дата его заключения с работником

ФИО, должность, табельный номер сотрудника и название структурного подразделения, в котором он работает (при наличии)

Данные по увольнению: дата расторжения трудового договора, основание для увольнения (статья ТК РФ), номер и дата приказа

Количество дней неиспользованного отпуска, а также при необходимости количество дней в отпуске авансом (в этом случае сумма за «лишние» дни отпуска будет вычтена из расчетов)

Подпись сотрудника отдела кадров и дата заполнения документа

ОБОРОТНАЯ СТОРОНА

Графа 1. Год расчётного периода.

Графа 2. Указываем 12 календарных месяцев до даты увольнения

Графа 3. Фиксируется общая сумма выплат сотруднику за каждый месяц расчётного периода. Если в каком-то месяце была повышена зарплата или были произведены какие-либо надбавки, то это всё учитывается в указываемой сумме.

Графа 4. Указывается число календарных дней в расчётном периоде (за год). За количество календарных дней в каждом месяце принимается условное число – 29,3 дня при условии, что месяц был полностью отработан. При не полностью отработанном месяце расчёт календарных дней производится по формуле: (29,3 дня / Число календарных дней в месяце) * Число отработанных дней

Графа 5. Заполняется, если для сотрудника установлен суммированный учёт рабочего времени.

Графа 6. Указывается сумма среднедневного заработка. Рассчитывается по формуле:
Сумма начислений (строка «Итого» в графе 3) / Число календарных дней (графа 4 или 5)

Графа 7. Количество дней отпуска, использованных авансом.

Графа 8. Число неиспользованных дней отпуска.

Графа 9. Сумма выплат за неиспользованные дни отпуска. Рассчитывается по формуле:
(Графа 8 – Графа 7) * Графа 6

ТАБЛИЦА «Расчёт выплат»

Графа 10. Сумма начисленной зарплаты.

Графа 11. Сумма отпускных (берём значение из графы 9).

Графа 12. Прочие начисления.

Графа 13. Итоговая сумма всех начислений (сумма граф 10, 11, 12).

Графа 14. НДФЛ (подоходный налог 13%), удержанный со всех начислений (графа 13).

Графа 15. Прочие удержания.

Графа 16. Итоговая сумма всех удержаний (сумма граф 14 и 15).

Графа 17. Задолженность организации перед работником (например, какие-то невыплаченные суммы за предыдущие месяцы).

Графа 18. Сумма задолженности сотрудника перед организацией.

Графа 19. Итоговая сумма денег, которую получит работник после всех удержаний.

Рассчитывается по формуле: Графа 13 – Графа 16 + Графа 17 – Графа 18.

Под таблицами указывается общая сумма выплат прописью и цифрами, а также данные платёжной ведомости или РКО, на основе которых из кассы выплачиваются денежные средства.